Apa itu Nota, Fungsi, Jenis-Jenis dan Cara Membuatnya

Dalam proses kegiatan ekonomi, khususnya jual beli, nota adalah salah satu alat yang cukup penting. Nota digunakan sebagai bukti pembayaran yang sah pada suatu transaksi, baik bagi penjual maupun pembeli.

Tanpa adanya nota, proses jual beli tersebut terkadang menjadi tidak sah. Anda pasti sudah sering mendapatkannya saat membeli sesuatu bukan? Nah, agar lebih paham secara mendalam, yuk simak pembahasan tentang apa itu nota berikut ini.

Apa itu Nota?

Nota adalah bukti transaksi sah yang diberikan oleh penjual kepada pembeli usai melakukan pembelian secara tunai. Biasanya, satu nota berisi dua rangkap, satu untuk pembeli dan satu lagi untuk penjual. Nota sendiri membantu dalam memeriksa apabila ada kesalahan dalam transaksi.

Selain itu, informasi dari nota-nota yang telah terkumpul oleh penjual selama beberapa waktu dapat direkap sebagai bahan evaluasi penjualan dan stok barang dan untuk membantu membuat keputusan bisnis di masa depan.

Jenis-jenis Nota

Nota pun memiliki beberapa jenis. Tujuan dibalik perbedaan jenis nota adalah untuk memberikan alat bukti sesuai dengan kegiatan transaksinya. Berikut penjelasannya.

1. Nota penjualan

Nota penjualan diberikan sebagai bukti sah sebuah transaksi pembelian yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Dibuat dalam dua salinan, satu untuk pembeli dan satu untuk dokumentasi toko.

2. Nota kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi tunai yang sah dan paling umum digunakan di gerai. Umumnya, terdapat satu kopi untuk penjual dan satu lagi untuk pembeli. Nota ini pun berguna untuk mendeteksi kesalahan dan juga sebagai bukti stok barang terjual.

3. Nota kredit

Jenis lain nota adalah nota kredit. Bukti ini dibuat setelah terdapat transaksi penerimaan barang secara kredit oleh penjual. Barang ini biasanya tidak sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan. Setelahnya, penjual akan menyesuaikan kembali pesanan pembeli sesuai dengan perjanjian maupun peraturan yang berlaku.

Baca juga: Biaya Investasi: Pengertian, Contoh dan Cara Menghitungnya

4. Nota debit 

Jenis terakhir dari nota adalah nota debit. Apabila terdapat pengembalian barang yang dibeli secara kredit, maka pembeli akan diberikan nota debit oleh penjual. Selain tujuan tersebut, nota debit juga akan dikeluarkan apabila terdapat pengurangan harga faktur lantaran barang mengalami kerusakan atau penurunan kualitas.

Penjual kemudian akan menunggu balasan dari pihak produsen untuk penindaklanjutan barang tersebut. Pencatatan barang yang telah direvisi kemudian dilakukan setelah mendapatkan respon.

Fungsi Nota dalam Bisnis

Nota tidak hanya berfungsi sebagai alat bukti transaksi sah. Berikut beberapa fungsi nota lainnya yang bermanfaat dalam kegiatan ekonomi sehari-hari.

• Mengetahui total barang terjual. Pencatatan transaksi dalam usaha kita memerlukan pengetahuan mengenai barang apa saja yang terjual. Fungsi nota adalah memberitahu total barang terjual dalam suatu perusahaan.

• Memahami jumlah barang yang dibeli. Selain itu, nota adalah bentuk transaksi membantu pengusaha untuk mengetahui barang-barang apa saja yang mampu menarik perhatian pelanggan berdasarkan jumlah pembelian barang oleh pelanggan.

• Sebagai acuan data penjualan. Fungsi nota selanjutnya adalah sebagai acuan data penjualan. Apabila ada kesalahan dalam pencatatan laporan penjualan dan pembelian barang, dokumen nota dapat membantu memastikan letak kebenarannya.

• Tanda terima yang valid. Selain itu, fungsi nota adalah sebagai bukti transaksi sah dari pembelian dan penjualan barang kepada pembeli dan penjual.

• Sebagai data utama dalam laporan. Keberadaan nota tidak lepas dari fungsinya sebagai informasi utama dalam pembuatan laporan keuangan maupun persediaan barang.

Ciri-Ciri Nota

Nota sebagai bukti transaksi sah memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakannya dari dokumen-dokumen umum dalam dunia bisnis lainnya. Berikut ciri-ciri nota:

• Membubuhkan informasi perusahaan seperti nama, alamat jelas beserta kontak perwakilan perusahaan yang mudah dihubungi
• Nomor pengeluaran nota, nomor ini ditentukan sesuai urutan yang dibuat oleh perusahaan
• Tanggal transaksi, tanggal dimana transaksi dibuat
• Total barang, sertakan jumlah barang yang dibeli oleh pelanggan
• Macam barang, cantumkan jenis barang keinginan pembeli untuk dicatat dalam nota
• Harga satuan, tuliskan harga produk satuan
• Jumlah harga, apabila pelanggan membeli lebih dari satu, totalkan harga satuan dengan barang yang dibeli
• Harga secara keseluruhan, total harga barang yang dibeli oleh pelanggan
• Nama pembeli, sertakan nama pelanggan sebagai bentuk penanggungjawabannya dan bukti transaksi sah di antara pembeli dan penjual

Cara Membuat Nota

Pembuatan nota adalah kegiatan yang tidaklah sulit namun memerlukan investasi waktu yang cukup lama pada tahap awal. Anda bisa menulisnya dengan tangan maupun menggunakan software pada komputer. Berikut beberapa hal yang perlu dibubuhkan dalam nota:

• Nama lengkap toko/perusahaan beserta nomor nota. Cantumkan nama lengkap perusahaan Anda beserta alamat dan nomor yang dapat dihubungi. Tambahkan juga nomor nota terdiri dari kode unik pesanan.

• Tabel nota. Buatlah tabel untuk mengisi kode barang, nama barang, jumlah barang, harga satuan dan harga barang.

• Kolom serta watermark. Sediakan tempat untuk mengisi nama pembeli, tanda tangan atau cap Anda sebagai penjual dan tanggal transaksi. Selain itu, tambahkan watermark sebagai bukti resmi nota berasal dari toko Anda.

Contoh Nota

Berikut contoh nota pembelian dari toko listrik Gebyar Electric Sun kepada pembeli, Naradi Natsir.

Tanggal: 13 Maret 2021

Nama Toko: Gebyar Electric Sun

Alamat: Jl. Mangga Tiga IX, Salam, Solo

Nomor Telp: 024-1234xxx

Nama Pembeli: Naradi Natsir

Terbilang: dua ratus enam puluh ribu rupiah.

Terima kasih.

Salam,

Gebyar Electric Sun

Itu dia penjelasan mengenai apa itu nota, kertas yang seringkali Anda dapatkan saat melakukan sebuah transaksi. Dengan adanya nota, Anda akan memiliki pegangan atau bukti yang sah dalam bertransaksi. Simak pembahasan mengenai ekonomi lebih lanjut di Bitocto yuk!

Baca juga: Apa itu Pailit? Syarat, Contoh, dan Bedanya dengan Bangkrut